Datenschutzerklärung für Bewerber- und Mitarbeiterdaten

Die persona service GmbH Schweiz und ihre Niederlassungen (nachfolgend "PERSONA" genannt) nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und sind bemüht, diese unter Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen zu erheben. Deshalb möchten wir, dass Sie wissen, wann wir welche Ihrer Daten, welche Sie uns bei Ihrer Bewerbung bekannt geben, speichern und wie wir diese verwenden:

1. Welche personenbezogenen Daten werden über den Bewerber gesammelt?

Für die Verarbeitung einer Bewerbung erhebt und verarbeitet PERSONA sämtliche mündlich oder schriftlich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilten sowie alle daraus ableitbaren Informationen und Unterlagen, somit insbesondere:

• Vorname, Nachname, Wohnort, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummer
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Assessment Module
• Berufserfahrung und Ausbildung, Kompetenzen (z. B. Photoshop, MS Office)
• Bewerbungsfoto und Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten
• Motivationsschreiben und bei der Bewerbung auszufüllender Selbsteinschätzungstest

Zusätzlich wird die Kommunikation zwischen PERSONA und dem Bewerber sowie allfällige Kommunikation zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen, für welches er sich bewirbt, gespeichert und bearbeitet. Dazu gehören auch Notizen allfällig geführter Interviews. Der Bewerber ermächtigt PERSONA mit Zustimmung zur vorliegenden Datenschutzerklärung, bei den in seiner Bewerbung angegebenen Personen Referenzen einzuholen und die daraus gewonnenen Informationen zu den vorliegenden Bedingungen zu bearbeiten. Sämtliche hiervor genannten personenbezogenen Informationen, Daten und Unterlagen werden nachstehend insgesamt als "Personendaten" bezeichnet.

2. Wo bzw. in welcher Form werden die Personendaten des Bewerbers gespeichert?

Die für PERSONA und ihre Kunden für die Bewerbung bzw. Stellenbesetzung relevanten Personendaten werden einerseits digital und andererseits in Papierform erfasst und gespeichert. Digital werden die Daten im Auftrag von PERSONA von der Prescreen AG, e-recruiting systems, einem Unternehmen mit Sitz an der Hornbostelgasse 3/31 in 1060 Wien, Österreich, auf Servern eines Rechenzentrums der HETZNER Online AG in Falkenstein, Deutschland, gespeichert. Der Bewerber ist sich bewusst, dass in Deutschland die Personendaten allenfalls nicht den identischen gesetzlichen Schutz geniessen wie in der Schweiz, dass aber die Gesetzgebung in Deutschland gemäss dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zurzeit einen angemessenen Schutz für natürliche Personen bietet.

3. Zu welchem Zweck und wie werden die Personendaten des Bewerbers genutzt?

Die Personendaten werden für die Bewerbungsabwicklung und den Stellenbesetzungsprozess im Bewerbertool Prescreen erfasst, verarbeitet und genutzt. Die Personendaten dienen PERSONA insbesondere dazu, mit dem Bewerber Kontakt aufzunehmen, die Bewerbung für eine bestimmte Stelle zu überprüfen und zu beurteilen sowie um Referenzen einzuholen etc. Während des Bewerbungsprozesses kann der Bewerber im Bewerbertool Prescreen jederzeit selbst auf seine Personendaten zugreifen und seine Bewerbung bei Bedarf zurückziehen. Das Bewerbertool wird von PERSONA auch zur Kommunikation mit dem Bewerber verwendet. Sollte die Bewerbung erfolgreich sein, stimmt der Bewerber zu, dass seine Personendaten auch im Rahmen der Personaladministration und zu Managementzwecken gespeichert und verwendet werden dürfen.

Sollte die Bewerbung nicht erfolgreich sein, kann auf die Personendaten zugegriffen werden, falls sich der Bewerber zukünftig erneut bewerben sollte. Zudem kann PERSONA den Bewerber kontaktieren, falls in der Folge eine Stelle frei wird, für die er geeignet sein könnte. Die Bewerbung ist dennoch stets nur eine Bewerbung auf eine ganz bestimmte Stelle. Sollte der Bewerber an anderen ausgeschriebenen Stellen Interesse haben, muss er sich separat für diese Vakanzen bewerben, da PERSONA nicht verpflichtet ist, die Bewerbung automatisch auch für andere offene Stellen in Betracht zu ziehen.

4. Wer hat Zugriff auf die Personendaten und wer wird diese bearbeiten?

Es sind dies die Mitarbeitenden der jeweiligen Unternehmenseinheit von PERSONA, an welche die Bewerbung gerichtet wird, und die Personalfachpersonen des Kunden (potentiell neuer Arbeitgeber/Einsatzbetrieb des Bewerbers) von PERSONA. Passt die Bewerbung zu einer offenen Stelle der Hauptgesellschaft oder einer anderen Niederlassung von PERSONA, so werden die Personendaten an diese Einheit übermittelt, welche diese dann weiterverarbeitet. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Personendaten zu wahren. Gespeichert werden die Personendaten von der Prescreen AG bzw. deren Mitarbeitenden.

5. Werden Personendaten an Dritte weitergegeben?

Soweit es für die Erbringung der von PERSONA angebotenen Personaldienstleistungen erforderlich ist, leitet PERSONA die Personendaten an ihre Kunden (potentiell neuer Arbeitgeber/Einsatzbetrieb des Bewerbers) weiter. Sie entscheidet dabei allein, ob die Daten offen, teilweise oder ganz anonymisiert weitergegeben werden. Der Bewerber nimmt zur Kenntnis, dass PERSONA als Personaldienstleister auf Verlangen der jeweils zuständigen Bewilligungsbehörde bzw. paritätischen Organen und/oder Kommissionen alle gemäss Gesetz oder Gesamtarbeitsvertrag erforderlichen Auskünfte zu erteilen und die notwendigen Unterlagen, worunter auch die Personendaten des Bewerbers fallen können, vorzulegen hat. PERSONA darf bzw. muss die Personendaten zudem aufgrund eines Gerichtsbeschlusses, Richtlinien oder Anweisungen von staatlichen Behörden oder wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Herausgabe an andere Dritte besteht, weitergeben. Die im Rahmen der Bewerbung erhobenen Personendaten werden ansonsten weder veröffentlicht noch ohne die Einwilligung des Bewerbers an andere Dritte weitergegeben.

6. Was sind die Rechte des Bewerbers bezüglich gespeicherter Personendaten? Wann werden die Daten gelöscht?

Der Bewerber kann die hiermit erteilten datenschutzrechtlichen Einwilligungen jederzeit und ohne Kosten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei einem Widerruf werden die Personendaten des Bewerbers von PERSONA gelöscht bzw. vernichtet. Der Bewerber hat zudem das jederzeitige Recht, unentgeltlich Auskunft zu seinen bei PERSONA gespeicherten Personendaten zu verlangen sowie Personendaten berichtigen oder löschen zu lassen. Besteht ein Arbeitsverhältnis, kann die Löschung erst nach Ablauf einer Frist von mindestens zehn Jahren seit Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangt werden. Die Personendaten des Bewerbers können bis zu 24 Monaten ab dem Datum des Eingangs der Bewerbung für die genannten Zwecke gespeichert und genutzt werden. Danach werden die Personendaten von PERSONA gelöscht. Falls es PERSONA geeignet oder notwendig erscheint, kann sie die Personendaten, ohne den Bewerber vorgängig davon in Kenntnis zu setzen, auch schon vor Ablauf dieser Frist löschen.

7. Wie werden die Personendaten geschützt?

Durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen stellt PERSONA sicher, dass die Personendaten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Änderungen, Zerstörung und unberechtigte Zugriffe geschützt sind. Die Datenübertragung an die Prescreen AG erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Die Personendaten werden auch bei der Prescreen AG gegen Missbrauch und unerlaubten Zugriff gesichert. Der Bewerber nimmt zur Kenntnis, dass im Rahmen des Stellenbesetzungsprozesses Personendaten teilweise – z.B. bei der Kommunikation zwischen PERSONA und dem Bewerber bzw. zwischen PERSONA und ihren Kunden (potentiell neuer Arbeitgeber/Einsatzbetrieb des Bewerbers)- über das Internet (insbesondere per E-Mail) übertragen werden und diese Übertragungsmethode nicht völlig sicher ist. PERSONA übernimmt keinerlei Haftung (sei es für Verletzungen, Verluste oder Schäden jeglicher Art) gegenüber dem Bewerber aufgrund von Folgen der Übertragung der Personendaten (einschliesslich etwaiger Fehler, Verzögerungen oder Scheitern der Übertragung) über das Internet.

8. Werden bei der Online-Bewerbung Cookies verwendet?

Der Bewerber nimmt zur Kenntnis, dass die Prescreen AG bei einer online vorgenommenen Bewerbung an mehreren Stellen „Cookies“ verwendet. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Rechner des Bewerbers abgelegt werden. Sitzungsbezogene Cookies werden verworfen, wenn der Bewerber die Online-Bewerbungsplattform bzw. die Webseite der Prescreen AG verlässt. Permanente Cookies (z.B. um später zum Bewerbungsprozess zurückzukehren) verbleiben bis zur Löschung durch den Browser des Bewerbers auf der Festplatte des Computers des Bewerbers abgespeichert. Der Bewerber kann die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung in seiner Browser Software verhindern. Der Bewerber nimmt zur Kenntnis, dass er in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen von Prescreen vollumfänglich wird nutzen können.

9. Was gilt es im Übrigen zu beachten?

Der Bewerber bestätigt mit der Aktivierung der Check-Box und dem anschliessenden Login über das Benutzerkonto bei der Online-Bewerbung die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Personendaten und verpflichtet sich, bei allfälligen Änderungen seiner Personendaten, die PERSONA umgehend davon in Kenntnis zu setzen. Der Bewerber nimmt zur Kenntnis, dass falsche oder irreführende Aussagen sowie Auslassungen einen Grund für eine Absage oder spätere Entlassung darstellen können. PERSONA behält sich vor, vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit an technische und/oder gesetzliche Anforderungen anzupassen.

Es wird ergänzend auf die allgemeinen Datenschutzbestimmungen für die Webseite www.persona.ch sowie die Datenschutzerklärung der Prescreen AG auf www.prescreen.io verwiesen. Vorliegende Datenschutzerklärung untersteht schweizerischem Recht. Als ausschliesslicher Gerichtsstand gilt der Hauptsitz der persona service GmbH Schweiz (aktuell: Basel).

Mit der Aktivierung der Check-Box und dem anschliessenden Login über das Benutzerkonto bei der Online-Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Bedingungen vorliegender Datenschutzerklärung sorgfältig gelesen haben und vorbehaltlos akzeptieren sowie der Bearbeitung Ihrer Personendaten (einschliesslich etwaiger sensibler personenbezogener Daten) gemäss diesen Bedingungen zustimmen.


Basel, Oktober 2016

In diesem Text wird der Einfachheit halber nur die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen